Kuidas teie ĂŒlesandeid prioriteediks seada

Nii et teil on kĂ”ik see asi, mida teha iga pĂ€ev, ja teie ĂŒlesannete nimekiri on tĂ€is - kuidas sa tead, mida teha esimesena, teisel ja kolmandal?

Tundub ĂŒsna hĂ€sti, et neil on liiga palju teha ja liiga vĂ€he aega seda teha. Sageli on see ĂŒlekoormatud tunne tuleneb suutmatusest seada esikohale kĂ”ik need nĂ€iliselt survelised ĂŒlesanded. Kui tunnete, et teie ĂŒlesannete loend pikeneb minuti vĂ”rra ja te isegi ei tea, kust alustada, siis saate oma ĂŒlesandeid tuvastada, hinnata ja prioriseerida.

1. Loo nimekiri

Enne kui proovite sorteerida oma kohustusi tĂ€htsuse jĂ€rjekorras, vĂ”ta aega, et koostada pĂ”hjalik nimekiri kĂ”igest, mida te vajate vĂ”i soovite saavutada. Jagage oma loend erinevate toimingutĂŒĂŒpide jaotistega. Need kategooriad vĂ”ivad sisaldada jĂ€rgmist:

IgapĂ€evased vĂ”i iganĂ€dalased ĂŒlesanded

Need on igapĂ€evased "ĂŒlesanded", mis vĂ”ivad olla isiklikud (toitlustamine ja toidupood) vĂ”i tööga seotud (iganĂ€dalane meeskondlik kohtumine). Kui te juba jĂ€rgite igapĂ€evast rutiinit, siis olete nende ĂŒlesannetega tuttav; kui te seda ei tee, on hea aeg seda luua. Teie lisatud teave vĂ”ib erineda - mĂ”ned inimesed ei pea enam meenutama e-kirja kontrollimist ega toidukaupade ostmist, kuid teised hindavad struktureeritud meeldetuletusi teatud toimingute tegemiseks teatud aegadel vĂ”i teatud pĂ€evadel.

TĂ€htaega puudutavad ĂŒlesanded

Need peavad loomulikult toimuma kindlal kuupÀeval ja neid tuleb eelnevalt ette valmistada. NÀideteks vÔiks olla koolipaber, mis tuleb esitada kolme nÀdala jooksul vÔi peol, kuhu kavatsete kuue kuu pÀrast.

Sellised ĂŒlesannete liigid (sageli nn projektid) vĂ”ib hiljem jagada vĂ€iksemateks komponentideks - nĂ€iteks vĂ”ib "kirjutada paberit" jagada vastavate raamatute lugemiseks, mĂ€rkmete korraldamiseks, ĂŒlevaate koostamiseks, esimese eelnĂ”u koostamiseks jne. on

Korduvad ĂŒlesanded

Neid ei esine igapĂ€evase ega iganĂ€dalase sagedusega, kuid need ei ole ka ĂŒhekordsed projektid.

KorrapĂ€rased ĂŒlesanded vĂ”ivad sisaldada hambaarsti kohtumisi vĂ”i teha oma kvartali maksud.

Enesekehtestatud, vajalikud ĂŒlesanded

Need on ĂŒlesanded vĂ”i projektid, mida teate, et peate tegema, kuid keegi ei tee teid. Neil on harilikult sisseehitatud tĂ€htaeg. MĂ”elge oma vĂ€ikeettevĂ”tete veebisaidile vĂ”i uuele esmatasandi arstiabile.

Enesekehtestatud, ebaotstarbelised ĂŒlesanded

Need on mĂ”nusamad tegevused, mis siiski kalduvad kĂ”rvale jÀÀma, sest teised, ilmselgelt vajalikud ĂŒlesanded tĂ”mbavad neid vĂ€lja. MĂ”elge rÔÔmu lugemisele vĂ”i hobide tööle.

Ühekordsed ĂŒlesanded

Need ĂŒlesanded jÀÀvad teie ĂŒlesandeloendi alaosas vĂ”i teie meelt tagasi, kuid neid ei pea tavaliselt tegema varsti ega kunagi varem. NĂ€ide: vĂ€rvi oma radiaatorid.

2. Korraldage oma nimekiri

Kui olete loetledes kĂ”ik, vĂ”ite aru saada, mida teha kĂ”igepealt ja korraldada oma ajakava. (Kuidas te fĂŒĂŒsiliselt seda teete - paberilehel, planeerijal, rakendusel, veebigalendil vĂ”i muul viisil - on vĂ€hem kĂŒsimusi, kui valite meetodi, mis töötab teie jaoks ja mida te kasutate.) Siin on mĂ”ned kriteeriumid mĂ”tlema:

Kiire vÔi tÀhtis

KĂ”ik ĂŒlesanded saab sorteerida ĂŒhte neljast kategooriast. Esiteks tuleb vĂ”imalikult kiiresti teha kiireid ja tĂ€htsaid ĂŒlesandeid; VĂ”imaluse korral on vĂ”imalik delegeerida kiireloomulisi, kuid mitte tĂ€htsaid ĂŒlesandeid, kuid kui mitte, siis peaks teie ajakava sisaldama piisavalt paindlikkust ja lisaaega nende avamiseks; tĂ€htsad, kuid mitte kiireloomulised ĂŒlesanded tuleks kavandada varakult, et need ei muutuks kiireloomuliseks; VĂ”imalikult vĂ”ib kĂ”rvaldada ĂŒlesanded, mis ei ole tĂ€htsad ega kiireloomulised, kuigi kui te neid naudite, tuleks neid oma ajakavast vĂ€lja töötada, et neid ei satuks nĂ”udlikumad kohustused.

Hinnake vÀÀrtust

VĂ”ite hinnata ĂŒlesannet mitmel viisil. VĂ”ib juhtuda, kas teised inimesed on mĂ”jutatud ja kui tĂ€htsad need inimesed on teie jaoks (teie bossi heakskiit ja sind sĂ”ltuvate laste heaolu on olulisemad kui nĂ€iteks vÔÔraste rĂŒhma arvamused, kellega olete nĂ”us ĂŒhineda kohtumisel.) VĂ”ite mÀÀrata ka suure vÀÀrtuse ĂŒlesannetele, mida nĂ€ete pikemas perspektiivis tasumata vĂ”i lihtsalt leiutasite.

Üks viide, mida teid tĂ”enĂ€oliselt esineb ĂŒlesannete prioriseerimise lugemisel, on eeskirja 80-20 vĂ”i Pareto pĂ”himĂ”te, milles öeldakse, et 80% toimest pĂ€rineb 20% -l pĂ”hjustel. See vĂ”ib olla teie jaoks tĂ”ene vĂ”i mitte, kuid see on hea meeldetuletus selle kohta, mida te tegelikult aega veedate ja millised teie jĂ”upingutused tasuvad.

Ajastus ja paindlikkus

Toimiv ajakava vĂ”imaldab muudatusi ja tunnistab ajalisi piiranguid. PĂŒĂŒa oma pĂ€evade prioriseerimisel ja planeerimisel olla realistlik. Kahtluse korral ĂŒletage konkreetse ĂŒlesande vĂ”tmise aeg ĂŒle.

Kui kaks ĂŒlesannet on ette nĂ€htud ĂŒheaegselt, sĂ”ltub sellest, kuidas kĂ”ige paremini tööle hakata. MĂ”ned inimesed eelistavad lihtsamalt ĂŒlesandeks, et keskenduda keerukamale; teised tunnevad ennast kindlustundes, kui nad alustavad kĂ”ige raskemate ĂŒlesannete tĂ€itmist ja saavad enne vĂ”i mĂ”nda aega mĂ”nda vĂ”i kĂ”ike seda teha. Pidage meeles, et enne jĂ€rgmisele tööle asumist ei pea te enne tööle asumist vĂ”tma ĂŒhtegi ĂŒlesannet vĂ”i projekti, kui muidugi ei leia töö, mis suurendab tootlikkust.

LĂŒpsige oma igapĂ€evased must-do-ĂŒlesanded maksimaalselt kolmele. PĂ€ev vĂ”ib hĂ”lmata ka vĂ€iksemaid ĂŒlesandeid, mis on rohkem rutiinsed vĂ”i vĂ€hem tĂ€htsad vĂ”i kiireloomulised, kuid suuremahuliste ĂŒlesannete tĂ€itmine pĂ”hjustab tĂ”enĂ€oliselt stressi ja pettumust.

Pidage meeles, et prioriteedid vĂ”ivad muutuda - kui teie boss vajab teid nĂŒĂŒd midagi tegema, siis teie eelmine esmane prioriteet lĂ€heb tĂ”enĂ€oliselt teisele. See on veelgi enam pĂ”hjust paindlikumaks muutmiseks oma ajagraafikule rohkem aega.

3. PartiiĂŒlesanded

PartiiĂŒlesanded on ĂŒks kĂ”ige tĂ”husamaid ja tĂ”husamaid viise, kuidas neid nĂ€kkuvaid, tegemata-kĂ”ik-ajalt ĂŒlesandeid tĂ€ita. Partiide kogumine tĂ€hendab lihtsalt seda, et töötate uuesti ĂŒles sama tĂŒĂŒpi ĂŒlesannete abil, enne kui lĂŒlitate midagi muud. Esimene samm on tuvastada ĂŒlesanded, mida teete ikka ja jĂ€lle, ja seejĂ€rel seadke neile lihtsa töövoo. SeejĂ€rel saate nende ĂŒlesannete tĂ€itmiseks sama töövoo abil samaaegselt.

Partiide saatmine nĂ”uab samalaadsete ĂŒlesannete tĂ€itmist, mis vajavad tĂ”hususe ja tootlikkuse suurendamiseks partiidena sarnaseid ressursse. Siin on mĂ”ned nĂ€ited:

  • Maksa kĂ”ik oma arved samal ajal
  • Avage kogu oma e-kiri kord nĂ€dalas ja toimige selle asemel, et see igaks pĂ€evaks kokku pandud ja ei jĂ”utaks kunagi sellele juurde

Partiide saamine vĂ”imaldab teil sinna minna soone, mis teeb sama ĂŒlesande uuesti ja nii, et te ei pea raisata aega juhiste vĂ€lja selgitamiseks vĂ”i mida peaksite tegema jĂ€rgmisena.

4. Ülesanded kĂ”rvaldada

Kui olete loetledes kĂ”ik oma ĂŒlesanded ja sorteerite need kĂ”ige tĂ€htsamalt kĂ”ige vĂ€hem, selgub, millised ĂŒlesanded on loendi alumises osas. Neid vĂ”ib mĂ”nel juhul delegeerida kellelegi teisele, kuid kui see pole vĂ”imalik, peate otsustama, kas neile ajakava vĂ”i nende kĂ”rvaldamine.

Teil vĂ”ib olla ĂŒlesandeid oma loendis, mida te ei pea tegema vĂ”i soovite isegi teha, kuid tundsite, et teil on teatud ajahetkel vajalik lisavĂ”imalus (jĂ”usaalis kĂ€imine, raamatuklubis osalemine). Neid saab tĂ€ielikult kĂ”rvaldada.

LĂ”puks on vĂ”imalik lihtsalt teha liiga palju - kui te ei saa kĂ”ike teha, hinnake oma töökoormust, et otsustada, kas teil on vaja ainult mĂ”nda treenimist eelisjĂ€rjekorras vĂ”i kas teil on vaja rÀÀkida kellelegi, kellele te enam ei saa teatud ĂŒlesanne.

Video Juhiseid: What really matters at the end of life | BJ Miller.

JĂ€tnud Kommentaari